Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

La SCI San Stefanu, société civile immobilière, est responsable du traitement des données décrites dans la présente politique, dans le cadre de son activité de gestion locative. Pour toute question ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse : san.stefanu@gmail.com.

2. Objet et outils concernés

Cette politique décrit le traitement des données personnelles réalisé par la SCI San Stefanu dans le cadre de la gestion de ses locations (locataires, garants, biens, baux, quittances, comptabilité), au moyen d'un outil interne de gestion et de son automatisation associée. Cet outil n'est pas un service public : il est réservé à un usage strictement interne par les gérants de la SCI.

3. Données collectées

Dans le cadre de la gestion des baux, nous traitons les données suivantes concernant les locataires, garants et autres contacts liés aux locations :

• Identité : civilité, nom, prénom, date et ville de naissance
• Coordonnées : adresse postale, email, téléphone
• Données locatives : bail, bien loué, dates, montants du loyer et des charges, dépôt de garantie
• Données de facturation et de paiement : quittances émises, historique des règlements, écritures comptables associées aux virements de loyer reçus (libellé, montant, date — issus des notifications de notre établissement de paiement Qonto)

Nous ne collectons ni ne stockons vos coordonnées bancaires complètes (IBAN) ni aucun moyen de paiement : seules les données de mouvement (montant, libellé, date) nécessaires au rapprochement comptable sont traitées.

4. Finalités et base légale

Ces données sont traitées aux fins de gestion administrative et comptable de la location : rédaction et suivi des baux, émission des quittances, suivi des paiements et relances, gestion du dépôt de garantie. Le traitement repose sur l'exécution du contrat de bail et sur les obligations légales du bailleur.

5. Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles uniquement aux gérants de la SCI San Stefanu. Elles ne sont ni vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales. Pour son fonctionnement, l'outil s'appuie sur les prestataires techniques suivants, agissant en tant que sous-traitants :

• Google (Google Sheets, Google Drive, Google Docs, Gmail) — stockage du registre des locations, archivage des documents (baux, quittances) et envoi des quittances par email
• Qonto — établissement de paiement de la SCI, source des notifications de virement traitées automatiquement pour la comptabilité
• Une infrastructure d'automatisation (n8n) et une base de recherche interne (indexation de similarité), auto-hébergées sur un serveur privé de la SCI, utilisées pour orchestrer ces traitements et catégoriser automatiquement les écritures comptables. Un modèle de langage tiers (Groq) est ponctuellement utilisé, en repli, pour aider à catégoriser une écriture comptable lorsque la catégorisation automatique interne est incertaine ; seul le libellé de l'écriture (jamais l'identité du locataire) lui est transmis à cette fin.

6. Utilisation des API Google

L'outil utilise les API Google Sheets, Google Drive, Google Docs et Gmail exclusivement pour l'automatisation interne de la gestion locative de la SCI San Stefanu : tenue du registre des contacts/biens/locations, archivage des documents locatifs, et envoi des quittances de loyer aux locataires concernés. Les données obtenues via ces API ne sont ni vendues, ni transférées à des tiers, ni utilisées à des fins publicitaires, ni utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle généralistes, conformément à la Politique d'utilisation des données utilisateur des API Google, y compris ses exigences de « Limited Use ».

7. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant toute la durée du bail, puis pendant la durée de prescription légale applicable aux documents locatifs et comptables (5 ans après la fin du bail), avant suppression ou anonymisation.

8. Sécurité

L'accès à l'outil de gestion est protégé par une authentification nominative restreinte aux gérants de la SCI. Les données sont hébergées sur un serveur privé et sur les infrastructures sécurisées des prestataires cités ci-dessus.

9. Vos droits

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition au traitement de vos données, ainsi que d'un droit à la portabilité. Vous pouvez exercer ces droits en écrivant à san.stefanu@gmail.com. Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

10. Cookies

Ce site n'utilise aucun cookie publicitaire ni de suivi. Seul un cookie technique de session est déposé lors de l'authentification, afin de sécuriser l'accès à l'outil.

11. Contact

Pour toute question relative à cette politique ou à vos données : san.stefanu@gmail.com.